Geheimhaltungsvereinbarungen

Studienarbeiten, die in enger Zusammenarbeit mit der Praxis entstehen, werfen regelmäßig sensible Fragen bezüglich der Vertraulichkeit und Geheimhaltung auf. Da im Rahmen solcher Projekte oft Einblicke in interne Unternehmensabläufe, Strategien oder geschützte Technologien notwendig sind, ist ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Informationen unerlässlich. Hier finden Sie Informationen, wie an der Hochschule Kaiserslautern mit dieser Thematik umgegangen wird:

Ist eine Geheimhaltungsvereinbarung notwendig?

In der Regel ist es nicht erforderlich, dass Studierende mit ihren betreuenden Prüferinnen oder Prüfern über vertrauliche Unternehmensinformationen zur Bearbeitung einer studentischen Arbeit austauschen müssen. Es besteht an der Hochschule auch keine Verpflichtung, Abschlussarbeiten zu veröffentlichen oder zum Beispiel über die Bibliothek zugänglich zu machen. Das Kolloquium über eine Abschlussarbeit kann unter Ausschluss von Gästen stattfinden, wenn es erforderlich ist, vertrauliche Informationen des Unternehmens im Kolloquium mitzuteilen.

Sofern vertrauliche Informationen Gegenstand oder Inhalt einer Arbeit sind, kann durch einen sogenannten Sperrvermerk eine Geheimhaltung der Arbeit durch die Prüfenden oder verwaltenden Mitarbeitenden erreicht werden. Dieser Sperrvermerk ist von den Studierenden der Arbeit hinzuzufügen.

Studien- und Prüfungsleistungen werden an der Hochschule ca. zwei Jahre nach Bekanntgabe des Ergebnisses vernichtet oder den Studierenden zurückgegeben. Für Bachelor- und Masterarbeiten gilt eine längere Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.

Vorlage der Hochschule für eine Geheimhaltungsvereinbarung

Für Fälle, in denen eine Geheimhaltungsvereinbarung als notwendig angesehen wird, hält die Hochschule eine Geheimhaltungsvereinbarung als Vorlage vor: GHV-Vorlage-Word. Soweit diese vom Unternehmen akzeptiert wird, kann nach dem Eintrag der erforderlichen Ergänzungen, die Unterzeichnung vorgenommen werden.

Geheimhaltungsvereinbarungen von Unternehmen

Geheimhaltungsvereinbarungen von Unternehmen werden durch die Stabsstelle Recht geprüft. Der Entwurf kann an an die Stabsstelle Recht der Hochschule gesendet werden. Nach der Prüfung und erforderlichen Anpassungen kann dann die Unterzeichnung erfolgen.

Prüferinnen und Prüfer der Studienarbeit

Vor der Unterzeichnung müssen der Stabsstelle Recht die Prüferinnen und Prüfer der Projekt-/Praxis-/Abschlussarbeit mitgeteilt werden. Sofern in der Vereinbarung vorgesehen ist, dass die Prüfenden auch unterzeichnen, muss die Unterschrift jeweils vorgenommen werden, bevor der Präsident der Hochschule unterzeichnet. Wenn keine Unterschrift der Prüfenden erforderlich ist, holt die Stabsstelle Recht intern das Einverständnis von den Personen ein und informiert damit über den Abschluss der Vereinbarung.

Unterzeichnung

Die Unterzeichnung erfolgt in der Regeln wie von den Unternehmen gewünscht. Meistens verwenden die Unternehmen ein elektronisches Tool (z. B. Docusign). Dann erhalten die Unterzeichnenden eine Einladung zur elektronischen Unterzeichnung per E-Mail. Manchmal wird aber auch die handschriftliche Unterschrift eingescannt und die Vereinbarung als PDF per E-Mail versendet. Selten wird eine richtige handschriftliche Unterzeichnung auf Papier gewünscht, die per Post verschickt wird. Das klärt sich dann im Verlauf des Austausches.